Términos y Condiciones del Servicio

Resumen en lenguaje claro

Este resumen orienta, pero no reemplaza el texto de las cláusulas. Si hubiera contradicción entre el resumen y una cláusula, se aplicará la interpretación más favorable a la Clínica.

1. Partes y objeto

1.1. Estos Términos regulan la relación entre AMIA VENTURES SPA, RUT 78.485.345-4, con domicilio en Chacra Vida Elite Lt 5, Lampa, Región Metropolitana, en adelante «ClienKa», y la persona natural o jurídica que contrata el servicio, en adelante «la Clínica».

1.2. Su objeto es la concesión a la Clínica de un derecho de uso, no exclusivo, intransferible y limitado a la vigencia del contrato, sobre la plataforma ClienKa, en la modalidad de servicio por suscripción, junto con el soporte asociado.

1.3. Forman parte integrante de estos Términos: la Política de Privacidad, el Contrato de Encargo del Tratamiento de Datos Personales, y el plan y precio contratados según la orden de suscripción. En caso de contradicción en materia de datos personales, prevalece el Contrato de Encargo.

2. Qué es ClienKa y qué no es

2.1. ClienKa es un software de agendamiento y atención para clínicas de belleza y estética. Sus funciones son: recibir y responder mensajes de pacientes por los canales conectados, informar el catálogo de servicios y horarios, agendar, confirmar, reprogramar y cancelar citas, enviar recordatorios, y ofrecer a la Clínica un panel de gestión.

2.3. En consecuencia, ClienKa no asume ninguna de las obligaciones que la legislación sanitaria impone al prestador de acciones de salud respecto de la ficha clínica, las que corresponden exclusivamente a la Clínica.

2.4. ClienKa tampoco presta servicios de salud, asesoría médica, estética ni farmacéutica, ni interviene en la decisión profesional sobre qué tratamiento corresponde a una paciente.

3. Formación del contrato

3.1. El contrato se perfecciona cuando la Clínica manifiesta su aceptación de estos Términos por el medio que ClienKa habilite, habiendo tenido previamente acceso claro, comprensible e inequívoco a su contenido y la posibilidad de almacenarlo o imprimirlo.

3.2. Una vez perfeccionado, ClienKa remitirá a la Clínica, al correo que ésta indique, confirmación escrita con copia íntegra, clara y legible de estos Términos y del plan contratado.

3.3. La Clínica declara que quien acepta estos Términos cuenta con facultades suficientes para obligarla.

4. Derecho a desistir

4.1. La Clínica podrá poner término unilateralmente al contrato dentro de los 10 días corridos siguientes a su contratación, sin expresión de causa y sin costo alguno, comunicándolo por el mismo medio por el que contrató o por correo a contacto@clienka.cl.

4.2. En tal caso ClienKa restituirá las sumas pagadas, sin retención de gastos, dentro de los 10 días hábiles siguientes a la comunicación.

4.3. ClienKa entregará a la Clínica una copia de sus datos antes de eliminarlos, conforme a la cláusula 18.

5. Cuenta y credenciales

5.1. ClienKa entregará a la Clínica credenciales de acceso al panel. La Clínica es responsable de administrarlas, de asignar accesos individuales a su personal y de no compartirlas.

5.2. La Clínica comunicará de inmediato cualquier uso no autorizado o sospecha de compromiso de sus credenciales, a fin de que ClienKa pueda restablecerlas.

5.3. ClienKa no responde por las actuaciones realizadas con credenciales válidas de la Clínica, salvo que el compromiso sea imputable a un hecho de ClienKa.

6. Planes, precios, IVA y facturación

6.1. El plan, sus funcionalidades y su precio son los indicados en la orden de suscripción. Los precios se expresan en pesos chilenos.

6.2. Todos los precios están afectos al Impuesto al Valor Agregado con la tasa vigente. Desde el 1 de enero de 2023, en virtud de la Ley 21.420, la totalidad de los servicios quedó gravada con IVA, sin que resulte aplicable exención alguna a la licencia de software.

6.4. ClienKa emitirá factura electrónica por cada período, conforme a la normativa del Servicio de Impuestos Internos.

6.5. El pago se efectúa por anticipado, por el período contratado, mediante los medios que ClienKa habilite. ClienKa no recibe ni almacena números de tarjetas de crédito o débito ni sus códigos de seguridad: esos datos se procesan íntegramente en la plataforma de la pasarela de pago.

6.6. La mora en el pago devengará el interés corriente para operaciones reajustables. ClienKa no cobrará gastos de cobranza sin ajustarse a los límites legales.

7. Duración, renovación y término

7.1. El contrato tiene la duración del período contratado y se renueva automáticamente por períodos iguales, salvo término conforme a esta cláusula.

7.3. Adicionalmente, la Clínica podrá comunicar el término por correo a contacto@clienka.cl, o por cualquier otro medio idóneo. La Clínica nunca estará obligada a usar un canal determinado para ejercer sus derechos.

7.4. Término por ClienKa: ClienKa podrá poner término al contrato comunicándolo con al menos 60 días corridos de anticipación, restituyendo la parte proporcional de lo pagado y no devengado, y prestando durante ese plazo la colaboración necesaria para la migración de los datos de la Clínica.

7.5. Cualquiera de las partes podrá terminar el contrato de inmediato en caso de incumplimiento grave de la otra que no sea subsanado dentro de 15 días corridos desde el requerimiento escrito.

8. Cambios de precio y de condiciones

8.1. ClienKa podrá modificar el precio o estos Términos únicamente para períodos de renovación futuros, y nunca respecto de un período ya pagado.

8.2. Toda modificación se comunicará por escrito a la Clínica con al menos 60 días corridos de anticipación a su entrada en vigencia, informando el cambio concreto y su fecha.

8.3. Si la Clínica no acepta la modificación, podrá poner término al contrato sin costo alguno antes de que ésta entre a regir, conservando el servicio en las condiciones anteriores hasta el término del período pagado.

8.4. ClienKa no cobrará por servicios que no haya prestado efectivamente, ni pondrá de cargo de la Clínica las consecuencias de errores administrativos que no le sean imputables.

9. Disponibilidad y dependencia de terceros

9.1. ClienKa realizará sus mejores esfuerzos para mantener el servicio disponible de forma continua, y mantiene monitoreo automático de disponibilidad con alerta a su equipo.

9.2. Las interrupciones programadas para mantenimiento se comunicarán con al menos 48 horas de anticipación y se realizarán, cuando sea posible, en horario de baja actividad.

9.4. La Clínica declara conocer que Meta Platforms puede aplicar límites de frecuencia, clasificaciones de calidad y restricciones a las plantillas de mensajes, y que el costo que Meta cobra por conversación es ajeno al precio de ClienKa y puede variar por decisión de Meta.

10. El asistente automatizado

10.1. El servicio incluye un asistente que responde de forma automatizada. El asistente se identifica como un sistema automatizado ante la persona que escribe, y en todo momento se puede solicitar la atención de una persona del equipo de la Clínica.

10.2. El asistente está configurado para responder dentro del dominio de la Clínica —servicios, precios, horarios, disponibilidad y gestión de citas— y para no consignar ni discutir por el canal de mensajería el detalle clínico de una paciente determinada. Cuando la conversación lo requiere, deriva al panel o al equipo de la Clínica.

10.4. La Clínica es responsable de mantener actualizado el catálogo de servicios, precios, horarios y disponibilidad sobre los que el asistente responde, y de supervisar razonablemente su funcionamiento. ClienKa responderá de los defectos del asistente que le sean imputables conforme a la cláusula 14.

10.5. Si la Clínica prefiere no utilizar el asistente automatizado, podrá solicitarlo por escrito y operar con reglas de respuesta predefinidas y atención humana, con la consiguiente reducción de funcionalidad.

11. Obligaciones de la Clínica

La Clínica se obliga a:

1. Entregar información veraz y mantenerla actualizada, incluida la declaración del Anexo C del Contrato de Encargo sobre su calidad de prestadora de acciones de salud.
2. Contar con una base de licitud válida para tratar los datos de sus pacientes, informarles el uso de ClienKa, y obtener el consentimiento que corresponda, en especial para las comunicaciones promocionales.
3. Cumplir las políticas de las plataformas de mensajería utilizadas, en particular la Política de Mensajería de WhatsApp Business y las Condiciones de la Solución de WhatsApp Business, incluyendo la obtención de la autorización previa de la persona para recibir mensajes y el respeto inmediato de toda solicitud de baja. La Clínica reconoce que el incumplimiento de esas políticas puede derivar en la restricción del canal por decisión de Meta.
4. No utilizar el servicio para enviar comunicaciones a personas que no lo hayan autorizado, ni después de que hayan solicitado dejar de recibirlas.
5. Mantener la información clínica en sus propios sistemas, conforme a la cláusula 2.
6. Acreditar, si ClienKa lo requiere, el origen lícito de cualquier base de datos de pacientes que solicite migrar a la plataforma.
7. Pagar oportunamente el precio y mantener vigentes sus medios de pago.

12. Uso aceptable

12.1. La Clínica no podrá: revender o sublicenciar el servicio sin autorización escrita; intentar acceder a datos de otras clínicas; realizar ingeniería inversa del software salvo en los casos que la ley autorice; introducir código malicioso; usar el servicio para fines ilícitos o para enviar comunicaciones no autorizadas; ni emplear medios automatizados que degraden el servicio para otros usuarios.

12.2. ClienKa aplica límites técnicos de uso por clínica, destinados a acotar el impacto de un error o de un abuso. Esos límites se informan en la documentación del plan contratado.

13. Propiedad del software y de los datos

13.1. El software, su código, su diseño, la marca ClienKa y toda mejora o desarrollo sobre la plataforma son de propiedad exclusiva de ClienKa. Estos Términos no transfieren ningún derecho de propiedad intelectual sobre el software.

13.2. Los datos de la Clínica y de sus pacientes son de la Clínica. ClienKa no adquiere derecho alguno sobre ellos y solo los trata conforme al Contrato de Encargo.

13.3. La Clínica podrá exportar sus datos desde el panel, en un formato electrónico estructurado y de uso común, durante toda la vigencia del contrato y sin costo adicional.

13.5. Número y cuenta de WhatsApp. Cuando la Clínica conecte su propio número, la cuenta de WhatsApp Business queda a nombre de la Clínica y bajo su control. Al término del contrato la Clínica conserva su número y su cuenta, y ClienKa presta la colaboración razonable para desvincular la integración.

13.6. ClienKa podrá mencionar el nombre y logotipo de la Clínica como cliente en su material comercial solo con autorización escrita previa, revocable en cualquier momento.

14. Responsabilidad

14.1. Cada parte responde de los perjuicios que cause por el incumplimiento de sus obligaciones, conforme a las reglas generales.

14.2. ClienKa no responde por: el contenido que la Clínica o su personal ingresen a la plataforma; las decisiones profesionales de la Clínica; las interrupciones imputables exclusivamente a las plataformas de terceros de la cláusula 9; ni el uso de credenciales válidas de la Clínica en los términos de la cláusula 5.3.

14.3. Límite de responsabilidad. La responsabilidad total de ClienKa por todo concepto quedará limitada al mayor de los siguientes montos: (i) el total de las sumas efectivamente pagadas por la Clínica durante los doce meses anteriores al hecho que la origina, o (ii) el equivalente en pesos de 150 Unidades de Fomento a la fecha del pago. Las excepciones a este límite son las de la cláusula 14.4.

14.4. En ningún caso el límite que se acuerde se aplicará al dolo, a la culpa grave, a la infracción del deber de secreto, ni a las multas que una autoridad imponga a una parte por hechos imputables a la otra.

14.5. Ninguna disposición de estos Términos excluye ni limita los derechos que la ley reconoce a la Clínica de manera irrenunciable.

15. Protección de datos personales

15.1. Respecto de los datos personales de los pacientes, la Clínica es responsable del tratamiento y ClienKa es encargado. Esa relación se rige íntegramente por el Contrato de Encargo del Tratamiento de Datos Personales, que se suscribe por escrito conforme lo exige la ley y cuyo contenido prevalece sobre estos Términos en la materia.

15.2. El tratamiento de los datos de la propia Clínica, de su personal de contacto y de los visitantes del sitio se rige por la Política de Privacidad.

15.3. ClienKa comunicará a la Clínica toda vulneración de seguridad que afecte sus datos por la vía más expedita y sin dilación, conforme a los plazos del Contrato de Encargo.

16. Confidencialidad

16.1. Cada parte mantendrá en reserva la información confidencial de la otra a la que acceda con motivo de este contrato, y no la usará para fines distintos de su ejecución.

16.2. Esta obligación subsiste por 5 años desde el término del contrato, y de forma indefinida respecto de los datos personales y del deber de secreto establecido en el Contrato de Encargo.

17. Suspensión del servicio

17.1. ClienKa podrá suspender el servicio en caso de mora superior a 15 días corridos, previo aviso escrito con al menos 5 días hábiles de anticipación, indicando el monto debido y la forma de regularizarlo.

17.2. También podrá suspenderlo, con aviso inmediato y por el tiempo estrictamente necesario, cuando exista un riesgo grave de seguridad, un requerimiento de autoridad competente, o una infracción de las políticas de las plataformas de terceros que exponga a la Clínica a la pérdida de su canal.

17.3. Durante la suspensión los datos de la Clínica se conservan y no se eliminan. La Clínica podrá solicitar una copia.

18. Eliminación de datos y término

18.1. La Clínica puede solicitar en cualquier momento la eliminación de los datos que ClienKa trata por su cuenta, escribiendo a contacto@clienka.cl o desde la sección de configuración del panel. La solicitud se atiende sin costo.

18.2. Al término del contrato, la Clínica instruirá si desea la devolución o la eliminación de los datos. A falta de instrucción dentro de 30 días corridos, ClienKa los conservará bloqueados por 60 días corridos adicionales y luego los eliminará, salvo aquello que deba conservar por obligación legal.

18.3. La devolución se hará en un formato electrónico estructurado y de uso común. ClienKa entregará constancia escrita de la devolución o de la eliminación, con fecha y alcance.

18.4. Los respaldos que contengan datos ya eliminados de los sistemas activos se eliminan al vencer su ciclo de retención de 14 días corridos.

18.6. Solicitudes de pacientes. Si una paciente solicita la eliminación de sus datos directamente a ClienKa, su solicitud se trasladará a la Clínica dentro de 2 días hábiles, por ser ésta la responsable, y se le informará de ese traslado. Las vías de ejercicio de derechos están detalladas en la Política de Privacidad.

19. Ley aplicable y solución de controversias

19.1. Estos Términos se rigen por la ley chilena y están redactados en idioma castellano.

19.2. Tribunal competente. Agotado sin acuerdo el plazo de la cláusula 19.3, la controversia se someterá a los tribunales ordinarios de justicia con competencia en el domicilio de la parte demandada.

19.3. Con anterioridad a cualquier acción judicial, las partes procurarán resolver la discrepancia de buena fe mediante conversación directa dentro de 30 días corridos desde la notificación escrita.

19.4. Nada de lo anterior priva a la Clínica de recurrir a la autoridad administrativa o judicial que la ley franquee, ni de las acciones que le correspondan como micro o pequeña empresa conforme al artículo noveno de la Ley 20.416.

20. Disposiciones finales

20.1. Las cláusulas ambiguas o contradictorias de estos Términos se interpretarán en el sentido más favorable a la Clínica.

20.2. Si alguna cláusula fuere declarada nula o inaplicable, el resto conservará plena vigencia.

20.3. La tolerancia de una parte frente al incumplimiento de la otra no importa renuncia a sus derechos.

20.4. La Clínica no podrá ceder este contrato sin autorización escrita de ClienKa. ClienKa podrá cederlo en caso de reorganización societaria, informando a la Clínica con 30 días de anticipación, quien podrá terminar sin costo si no lo acepta.

20.5. Las comunicaciones se entenderán válidamente efectuadas a los correos electrónicos registrados por cada parte. ClienKa: contacto@clienka.cl.

20.6. ClienKa conservará las versiones anteriores de estos Términos y las pondrá a disposición de la Clínica a solicitud.